Ich handhabe es generell so:
1. Grobes Briefung per Mail, Telefon wo Möglichkeiten und erste grobe Situationsanalyse statt findet. Damit beide etwa wissen was der andere möchte / kann. Nicht, dass ich mit jemandem zusammen sitzen muss, der mir dann erklärt, er möchte eigentlich gar keine Website, sondern Computersupport - oder was weiss ich.
2. Treffen arrangieren und über Konzeption, Programmierung und Design sprechen.
3. Diese Wünsche in eine Offerte packen und ein kleines Design (nicht detailhaft, sondern nur als Anregung und Zückerchen beilegen). Generell macht es sich immer gut, wenn man zuerst etwas leistet. Sprich: wenn der Kunde das Gefühl hat, Du arbeitest NUR für Geld trittst Du eher unsympathisch auf - ich setze deshalb, egal ob er dann die Offerte annimmt oder nicht, am Anfang 2h Arbeit rein. Bei mir zahlt es sich aus.
4. Hosting organisieren und Umsetzung beginnen
5. Treffen / Mail / Telefon um Umsetzungs zu Verbessern
6. Verbesserungen und Usability-Tests
7. Definitives: "Ich bin zufrieden"-Statement vom Kunden holen
8. Bezahlung
nuit hat eine ganz ähnliche Vorgehensweise - eigentlich machen es auch alle in etwa gleich... die Erfahrung lehrt am besten, der richtige Weg gibt es nicht
und ja, bei Personen, die Du nicht kennst, würde ich sofort nach der Offerte einen Vertrag erstellen!