Job-Automatisierung

Hallo zusammen,

ich hab mir nach dem Abi einen Job gekrallt und arbeite jetzt bei einer Krankenkasse/Versicherung.

Soweit so gut, aber meine Arbeit ist unglaublich bekloppt und könnte (hoffentlich) problemlos fast gänzlich automatisiert werden.


Was ist meine Funktion?
Ich sitze in der Zentrale, verteile Termine an unsere Berater (= eig. Verkaufsagenten ) und bestätige sie den Kunden.


Was muss ich genau tun?
Für die Krankenkasse sind zwei Callcenters angestellt, die systematisch Leute anrufen und am Telefon zu einem Beratungsgespräch nötigen. Willigt jemand ein, werden die Personaldaten (Name, Vorname, Adresse, PLZ+Ort), Kontaktdaten (Tel.- und Natelnummer), Familienmitglieder und allfällige Krankheiten oder Bemerkungen sowie die gewünschte Versicherung (Helsana oder Sana24, zwei 'Brands' derselben Versicherung) in ein Formular in einem Wordfile (!) eingetragen. 1-2x täglich bekomme ich diese Files, pro Tag zwischen 20 und 60 Stück.
Die werden als erstes ausgedruckt und Beratern zugewiesen (Welcher wohnt am nächsten beim Kunden?)

Vorname, Name, Adresse, PLZ+Ort, Tel.Nummer, Callcenter (das den Termin lieferte), Datum des Anrufs (vom Callcenter), vom Kunden gewünschtes Datum+Uhrzeit des Beratungsgesprächs, Anzahl Erwachsene+Kinder im Haushalt, Name des Beraters, Gesprächsnummer (setzt sich aus dem Kürzel des Beraters und der Anzahl bereits geführter Gespräche+1, dh zB 'P00102) werden in eine Excel Tabelle eingetragen.

Die ursprünglich erhaltenen Word Files werden mit dem Namen des zugeteilten Beraters und der Gesprächsnummer sowie meiner eigenen Emailadresse und Telefonnummer ergänzt und mit dem Format 'Gesprächsnummer Name Vorname, Ort.doc' im Ordner des jeweiligen Beraters als Wordfile neu abgespeichert.

Als nächstes werden die soeben erstellten Wordfiles den zugewiesenen Beratern per Mail zugesandt mit einem Standardtext (bitte bestätigen sie datum+uhrzeit blabla).

Dann kommt eine Mail zurück, Datum/Uhrzeit wird geändert bzw gibs einem anderen Berater, dann muss ich das im Excel- und Wordfile ändern gehen, gegebenenfalls nochmal ne Mail raus bis kommt "alles OK" => dann muss ich den Kunden nen vorgefertigten Brief schreiben (je nach Versicherung anderer Briefkopf) mit Datum des Gesprächs+Uhrzeit, Adresse des Kunden, Name des Beraters etc.

Wenn dann das Gespräch stattgefunden hat, gibts Feedback des Beraters, was wieder in das Excelfile kommt ...



Wie ihr seht, tippe ich dieselben Angaben X mal ab etc., wirklich wohl die dümmstmögliche Lösung.
Dummerweise kann ich nur HTML/PHP/CSS etc.

Ich arbeite da noch 4Monate.

Habt ihr ne gute Idee wie ich da Arbeitsschritte / möglichst alles automatisieren könnte?

Herzlichen user-158k schonmal
Grüsse
kamilente

Original von user-214
Habt ihr ne gute Idee wie ich da Arbeitsschritte / möglichst alles automatisieren könnte?

Is jetzt nix hilfreiches, aber wenn du das schaffst würd ich das mindestens noch 4 Monate geheim halten, sonst schaufelst du dir deinen Job unterm Hintern weg und bist für die Firma ja entbehrlich

hehe, ich hab nen Vertrag bis zum 21. Dezember

Aber es würde mich sicher sehr entlasten, momentan ists ein riieesen Stress.

Und dann oooh wunder hab ich gerade Ende Dezember so ein Programm fertig! Jammerschade dass es nicht früher fertig war!

Aber nett wie ich bin überlass ichs denen für ein kleines Entgeld